1.发放贷款时

借：其他应收款-准备金-张明2000

贷款：银行存款2000

2、员工出差回来报销费用，如果钱没花完，需要退还500给公司。

借：管理费-差旅费1500

库存现金 500

贷款：其他应收款-准备金-张明2000

3、员工出差回来报销费用、超支时，需要给员工发工资500

借：管理费-差旅费2500

贷款：其他应收款-准备金-张明2000

库存现金 500

扩展信息：

储备金是企业拨付给企业内部资金使用单位或者职工个人的备用金，用于零星开支。 企业拨付的备用金可以根据管理需要，采取一次性备用金或固定备用金制度差旅费会计分录，记入“其他应收款-备用金”明细科目。 具体会计要求包括：

1、企业各部门填写《现金借款表》。 一方面，财务部门批准其零星开支，便于管理； 另一方面，它根据该文件支付现金。

2、各部门零星备用金一般不得超过规定数额。 如有特殊需要差旅费会计分录，应经企业部门经理批准。

3、各部门零星的准备金借用和拨付，应定期将取得的正式发票发送给财务部门的准备金管理人员（出纳），以冲销借用和拨付或补充准备金。

参考：百度百科-储备金